Conditions générales d'utilisation — Kilco Réservation

1. Éditeur et acceptation des conditions

L'application Kilco Réservation (ci-après « l'Application ») est éditée par :
Leroy Loïck (Kilco), indépendant en personne physique — Rue d'Estinia 9, 5590 Sovet, Belgique
N° d'entreprise / TVA : BE1018983911 — contact@kilco.io

En téléchargeant, installant ou utilisant l'Application, vous acceptez d'être lié par les présentes Conditions générales d'utilisation (ci-après « CGU »). Si vous ne les acceptez pas, veuillez ne pas utiliser l'Application.

L'Application est un outil professionnel. Elle est destinée aux établissements de restauration clients de Kilco et aux personnes qu'ils autorisent à y accéder. Elle n'est pas destinée aux clients du restaurant, qui réservent depuis le site web de l'établissement sans avoir à installer quoi que ce soit.

2. Description du service

Kilco Réservation est l'application de suivi du service, branchée sur le service de réservation en ligne de Kilco. Elle permet à un établissement :

• de voir arriver les réservations prises en ligne depuis son site web, groupées par jour ;
• de marquer une réservation comme relue (« Valider ») ou de la refuser ;
• d'annuler une réservation et d'en consulter le détail ;
• d'appeler le client d'une seule pression ;
• de consulter les appels tombés sur le répondeur téléphonique, d'écouter le message vocal laissé et de rappeler ;
• de recevoir une notification à chaque nouvelle réservation et à chaque annulation par un client.

L'Application ne gère pas la salle : elle ne fait ni plan de salle, ni affectation de tables, ni suivi des arrivées. Le déroulé du service reste piloté par l'établissement avec ses propres outils.

3. Compte et accès

3.1 Création du compte

L'accès à l'Application nécessite un compte, créé par Kilco pour le compte de l'établissement. L'identifiant correspond à l'établissement ; un mot de passe initial est communiqué lors de la mise en service.

3.2 Sécurité des identifiants

Il vous appartient de modifier le mot de passe initial dès la première connexion et de veiller à la confidentialité de vos identifiants. Toute action réalisée depuis un compte est réputée avoir été réalisée par son titulaire. Prévenez-nous sans délai à contact@kilco.io si vous soupçonnez un accès non autorisé.

3.3 Périmètre d'un compte

Un compte ne donne accès qu'aux données de l'établissement auquel il est rattaché : ses réservations, ses appels manqués, ses réglages. Il ne permet jamais d'accéder aux données d'un autre établissement.

3.4 Personnel autorisé

L'établissement reste responsable des personnes auxquelles il donne accès à l'Application et des données qu'elles y consultent. Il lui appartient de nous demander la révocation d'un accès lorsqu'une personne quitte l'établissement.

3.5 Suppression de votre compte

4. Fonctionnement des réservations

4.1 Une réservation en ligne est confirmée immédiatement

Point essentiel : une réservation prise en ligne est confirmée dès sa création, dès lors qu'elle respecte les horaires, le délai minimum et les plafonds configurés. L'Application ne procède à aucune validation préalable et ne fait jamais attendre le client.

4.2 Ce que veulent dire « Valider » et « Refuser »

• Valider signifie « c'est vu, je la garde ». Cette action sert uniquement à distinguer, dans l'Application, ce que vous avez déjà relu de ce qui vient d'arriver. Elle n'est pas communiquée au client, dont la réservation était déjà confirmée.
• Refuser annule la réservation et en informe le client par e-mail. Cette action est immédiate et irréversible.

Il en va de même de l'annulation d'une réservation depuis sa fiche. Ces actions portent sur de vraies réservations et atteignent de vrais clients : elles doivent être exercées avec l'attention qui s'impose.

4.3 Réglages de l'établissement

Les horaires de service, les fermetures, le pas de la grille de créneaux, le délai minimum de réservation, l'horizon de réservation et le nombre maximum de personnes par réservation sont paramétrés pour votre établissement. Vous pouvez en demander la modification à tout moment. Il vous appartient de nous signaler vos congés et fermetures exceptionnelles, ou de les saisir lorsque vous disposez de l'accès correspondant.

4.4 Honorer les réservations

L'accueil effectif des clients, l'attribution des tables et le respect des réservations relèvent exclusivement de l'établissement. Kilco fournit un outil de prise et de suivi de réservation ; il n'est partie à aucune relation entre l'établissement et ses clients.

5. Appels manqués et messages vocaux

Lorsque l'établissement dispose d'une ligne téléphonique raccordée au service, les appels tombés sur le répondeur sont remontés dans l'Application : numéro de l'appelant, horodatage, durée, et le cas échéant le message vocal, écoutable dans l'Application et éventuellement transcrit en texte.

Un SMS contenant un lien de réservation peut être envoyé automatiquement à l'appelant, selon le réglage retenu pour votre établissement.

Ces messages émanent de vos clients et peuvent contenir des données personnelles. Vous vous engagez à ne les utiliser que pour donner suite à l'appel, à ne pas les diffuser et à ne pas les conserver hors du service.

6. Utilisation de l'Application

6.1 Licence

Kilco vous concède une licence personnelle, non exclusive, non transférable et révocable d'utilisation de l'Application, pour les besoins de l'exploitation de votre établissement et pendant la durée de votre contrat de service.

6.2 Restrictions

Vous vous engagez à ne pas :

• utiliser l'Application à des fins illégales ou non autorisées ;
• tenter d'accéder aux comptes, systèmes ou données d'autres établissements ;
• partager vos identifiants avec des personnes non autorisées par l'établissement ;
• décompiler, désassembler ou rétro-concevoir l'Application ;
• utiliser des robots, scripts ou moyens automatisés pour interroger le service en dehors des usages prévus ;
• transmettre des virus ou tout code malveillant ;
• extraire, revendre ou réutiliser les données de vos clients à des fins étrangères à l'exploitation de votre établissement, notamment publicitaires, sans base légale.

7. Données personnelles et rôles respectifs

L'Application donne accès aux données personnelles des clients de votre établissement (nom, téléphone, e-mail, message, et le cas échéant enregistrement vocal). La répartition des rôles au sens du RGPD est la suivante :

• L'établissement est responsable du traitement des données de ses clients. Il en détermine l'usage et répond des demandes qu'ils lui adressent.
• Kilco agit en qualité de sous-traitant pour l'hébergement et le fonctionnement du service, sur instruction de l'établissement.
• Kilco est responsable du traitement pour les seules données liées aux comptes d'accès et au fonctionnement technique de l'Application.

Le détail des données traitées figure dans la politique de confidentialité de Kilco Réservation.

8. Notifications

L'Application peut vous envoyer des notifications à chaque nouvelle réservation et à chaque annulation par un client. Elles sont facultatives et désactivables à tout moment depuis les réglages de votre appareil ; l'Application reste alors pleinement fonctionnelle.

Les notifications sont liées à l'appareil sur lequel vous êtes connecté. L'enregistrement de l'appareil est automatique à la connexion et supprimé à la déconnexion, afin qu'un appareil ne reçoive jamais les notifications destinées à un autre établissement. Aucune notification promotionnelle n'est envoyée.

Les notifications sont acheminées par des services tiers (Expo, Apple, Google) et transitent par l'Internet public : leur remise ne peut être garantie. Elles ne doivent pas être votre unique moyen de suivi ; la liste des réservations dans l'Application fait foi.

9. Tarifs

L'accès à l'Application est compris dans le service de réservation en ligne souscrit auprès de Kilco. Elle ne comporte aucun achat intégré. Les conditions financières relèvent du contrat conclu entre Kilco et l'établissement.

10. Disponibilité et responsabilité

10.1 Disponibilité

Nous nous efforçons d'assurer la continuité du service sans pouvoir la garantir. Des interruptions peuvent survenir pour maintenance, mise à jour ou en raison d'incidents techniques, y compris chez nos prestataires (hébergement, téléphonie, notifications). En cas d'indisponibilité, la prise de réservation se poursuit par les moyens habituels de l'établissement.

10.2 Limitation

Dans la mesure permise par la loi, Kilco n'est pas responsable des dommages indirects ou consécutifs, notamment d'une perte de chiffre d'affaires résultant d'une réservation non honorée, d'une notification non reçue, d'un appel non rappelé ou d'une indisponibilité du service. Kilco n'est pas responsable de l'exactitude des informations saisies par les clients lors de leur réservation.

Aucune stipulation des présentes n'a pour effet d'exclure la responsabilité de Kilco en cas de dol, de faute lourde ou d'atteinte à la vie ou à l'intégrité physique.

10.3 Force majeure

Kilco n'est pas responsable des retards ou défaillances dus à des causes hors de son contrôle raisonnable.

11. Propriété intellectuelle

L'Application, son design, son code source et ses contenus sont protégés par le droit d'auteur et demeurent la propriété de Kilco. La marque Kilco et les logos associés ne peuvent être reproduits sans autorisation écrite préalable.

Les données de réservation et les coordonnées de vos clients demeurent la propriété de votre établissement et peuvent vous être restituées sur simple demande dans un format lisible.

L'Application utilise des bibliothèques tierces placées sous licences libres.

12. Suppression de votre compte, suspension et résiliation

12.1 Supprimer votre compte — comment faire

Se déconnecter et désinstaller l'Application suspend l'accès et supprime l'enregistrement de l'appareil pour les notifications, mais ne supprime pas le compte : seule une demande de suppression le fait.

12.2 Ce que la suppression entraîne

• l'accès à l'Application est révoqué immédiatement, sur tous les appareils ;
• les jetons d'authentification et de notification sont supprimés ;
• les données du compte sont effacées dans les 30 jours ;
• avant toute suppression, vous pouvez demander l'export de vos données de réservation dans un format lisible — demandez-le dans le même message ;
• les réservations et les appels de l'établissement sont supprimés, ou conservés sous une forme ne permettant plus d'identifier les clients, dans les conditions détaillées par la politique de confidentialité.

La suppression est irréversible : l'historique des réservations n'est pas récupérable une fois le délai écoulé. Pensez à demander l'export si cet historique vous est utile.

12.3 Suspension ou résiliation par Kilco

Kilco peut suspendre ou résilier un accès :

• en cas de manquement aux présentes CGU ;
• en cas d'usage frauduleux ou détourné des données des clients ;
• à la fin du contrat de service conclu avec l'établissement ;
• pour se conformer à une obligation légale.

Dans tous ces cas également, l'établissement peut demander l'export de ses données de réservation avant leur suppression.

13. Mises à jour et évolutions

L'Application peut être mise à jour pour recevoir corrections et améliorations. Certaines fonctionnalités peuvent évoluer, être ajoutées ou retirées. Une version trop ancienne peut cesser d'être compatible avec le service : il est recommandé de maintenir l'Application à jour.

14. Modification des CGU

Kilco peut modifier les présentes CGU. Les modifications importantes vous seront signalées et la date de dernière mise à jour, en bas de cette page, sera actualisée. La poursuite de l'utilisation de l'Application après modification vaut acceptation.

15. Loi applicable et juridiction

Les présentes CGU sont régies par le droit belge. Tout litige sera soumis à la compétence des tribunaux belges. Nous privilégions en toute hypothèse la résolution amiable : écrivez-nous d'abord.

16. Dispositions diverses

Si une clause des présentes est jugée invalide, les autres demeurent en vigueur. Le fait de ne pas exercer un droit ne vaut pas renonciation à ce droit. Vous ne pouvez céder vos droits sans notre accord ; Kilco peut céder les siens dans le cadre d'une cession de son activité.

17. Contact

Pour toute question relative aux présentes conditions, ou pour demander la suppression de votre compte (article 12) :
Kilco — Rue d'Estinia 9, 5590 Sovet, Belgique
E-mail : contact@kilco.io
Téléphone : 0477 26 19 90

Voir également la politique de confidentialité de Kilco Réservation et les mentions légales du site.

Version 1.0 — Dernière mise à jour : août 2026.