Politique de confidentialité — Kilco Réservation

1. Qui traite vos données

Leroy Loïck (Kilco), indépendant en personne physique — Rue d'Estinia 9, 5590 Sovet, Belgique
N° d'entreprise / TVA : BE1018983911
E-mail : contact@kilco.io — Téléphone : 0477 26 19 90

Cette politique concerne deux catégories de personnes, dont les données ne se traitent pas de la même façon :

• Les utilisateurs de l'Application : le restaurateur et les membres de son personnel qui s'y connectent.
• Les clients de l'établissement : les personnes qui réservent une table en ligne ou laissent un message vocal. Elles n'utilisent pas l'Application, mais leurs données y sont affichées.

2. Rôles au sens du RGPD

• Pour les données des clients du restaurant, l'établissement est responsable du traitement et Kilco intervient en qualité de sous-traitant : nous hébergeons et faisons fonctionner le service pour son compte, sans utiliser ces données à nos propres fins.
• Pour les données des comptes d'accès et le fonctionnement technique de l'Application, Kilco est responsable du traitement.

Un client de restaurant qui souhaite exercer ses droits s'adresse en priorité à l'établissement auprès duquel il a réservé ; nous relayons naturellement toute demande qui nous parviendrait directement.

3. Données traitées

3.1 Compte de l'utilisateur de l'Application

• identifiant de connexion et mot de passe, conservé sous forme d'empreinte non réversible ;
• établissement rattaché au compte et rôle associé ;
• jeton d'authentification de session ;
• date de dernière activité.

3.2 Appareil et notifications

• jeton de notification Expo de l'appareil, enregistré à la connexion et supprimé à la déconnexion ;
• plateforme de l'appareil (iOS ou Android) et libellé permettant de le reconnaître ;
• journal technique des notifications envoyées (type, destinataire, succès ou échec).

3.3 Réservations (données des clients du restaurant)

• nom, numéro de téléphone et, s'il est fourni, adresse e-mail ;
• date, heure et nombre de personnes ;
• message éventuellement laissé lors de la réservation (allergies, occasion, demande particulière) ;
• statut de la réservation, motif d'annulation le cas échéant, et note interne saisie par l'établissement ;
• référence de réservation et jeton confidentiel permettant au client de consulter ou d'annuler sa réservation depuis le lien reçu.

3.4 Appels manqués et messages vocaux

Lorsque l'établissement dispose d'une ligne raccordée au service :

• numéro de l'appelant, numéro appelé, horodatage et durée de l'appel ;
• enregistrement du message vocal laissé sur le répondeur, écoutable dans l'Application ;
• transcription textuelle du message, lorsqu'elle est disponible ;
• trace du SMS de rappel éventuellement envoyé à l'appelant (numéro, horodatage, statut de remise).

Ces enregistrements proviennent du répondeur de la ligne téléphonique de l'établissement : ils ne sont jamais captés par l'Application ni par le micro de l'appareil (voir 3.6).

3.5 Données techniques du serveur

Journaux techniques nécessaires au fonctionnement, au diagnostic et à la sécurité du service (horodatage des requêtes, codes de réponse, erreurs).

3.6 Ce que l'Application ne collecte pas

Par souci de clarté, l'Application ne collecte :

• aucune donnée de localisation ;
• aucun accès à vos contacts, à vos photos ou à votre agenda ;
• aucune donnée de santé ;
• aucune coordonnée bancaire — l'Application ne comporte aucun paiement ni achat intégré ;
• aucun identifiant publicitaire (IDFA, GAID).

Elle ne contient aucun traceur publicitaire, aucun pixel de suivi et aucun outil d'analyse comportementale tiers.

À propos de l'autorisation micro sous Android : l'Application déclare l'autorisation d'enregistrement audio parce que la bibliothèque de lecture audio qu'elle utilise l'exige pour être installée. L'Application n'enregistre jamais de son : cette bibliothèque ne sert qu'à lire les messages vocaux déjà déposés sur le répondeur de l'établissement.

4. Finalités

Les données ci-dessus servent exclusivement à :

• afficher au restaurateur les réservations de son établissement et lui permettre de les relire, de les refuser ou de les annuler ;
• confirmer la réservation au client par e-mail et l'informer en cas d'annulation ;
• signaler les appels manqués et permettre l'écoute des messages vocaux et le rappel ;
• envoyer les notifications d'arrivée et d'annulation de réservation ;
• authentifier les accès et cloisonner les données entre établissements ;
• assurer le bon fonctionnement, la maintenance et la sécurité du service.

Vos données ne sont jamais vendues, louées ni transmises à un annonceur. Elles ne servent à aucune prospection commerciale de la part de Kilco.

5. Bases légales

• Exécution du contrat : le compte d'accès, l'affichage des réservations et le traitement de la réservation demandée par le client.
• Intérêt légitime : la sécurité du service, la prévention des abus et le bon fonctionnement technique.
• Consentement : les notifications push, révocables à tout moment depuis les réglages de l'appareil.
• Obligations légales : le cas échéant, lorsqu'une conservation nous est imposée.

6. Destinataires

Les données sont partagées uniquement avec :

• L'établissement concerné : chaque établissement n'accède qu'à ses propres réservations et à ses propres appels.
• Notre hébergeur, pour le stockage et la mise à disposition du service, sur un serveur situé en Europe.
• Expo, Apple et Google, pour acheminer les notifications push vers l'appareil. Seuls le jeton technique de l'appareil et le contenu de la notification transitent par ces services.
• Notre opérateur de téléphonie (Telnyx), pour la réception des appels, le dépôt des messages vocaux et l'envoi des SMS.
• Notre service d'envoi d'e-mails, pour les confirmations et les avis d'annulation adressés aux clients.
• Les autorités compétentes, uniquement si la loi l'exige.

7. Sécurité

• Chiffrement : toutes les communications entre l'Application et nos serveurs sont chiffrées en HTTPS/TLS.
• Authentification : elle repose sur des jetons individuels révocables. Les mots de passe ne sont jamais stockés en clair, et les clés d'accès techniques ne sont conservées que sous forme d'empreinte.
• Stockage sur l'appareil : le jeton de session est conservé dans le coffre sécurisé du système (Keychain sur iOS, Keystore sur Android) et effacé à la déconnexion.
• Cloisonnement : chaque requête est filtrée sur l'établissement du compte connecté ; un compte ne peut pas atteindre les données d'un autre établissement.
• Jetons non devinables : les liens permettant à un client de consulter ou d'annuler sa réservation reposent sur un identifiant aléatoire, jamais sur un numéro séquentiel.
• Accès limité : seules les personnes autorisées accèdent aux données, et uniquement lorsque c'est nécessaire au support ou à la maintenance.

8. Durées de conservation

• Réservations : conservées pendant la durée du contrat de l'établissement, pour lui permettre de consulter son historique. Elles sont supprimées, ou conservées sous une forme ne permettant plus d'identifier le client, dans les 12 mois suivant la fin du contrat.
• Appels manqués et messages vocaux : conservés le temps nécessaire à leur traitement par l'établissement, et au maximum 12 mois.
• Jeton de notification d'un appareil : supprimé dès la déconnexion ou la désinstallation.
• Compte d'accès : conservé tant que le contrat est actif, puis supprimé dans les 30 jours suivant sa fin. Vous pouvez aussi en demander la suppression à tout moment, sans attendre : voir la section 9.
• Journaux techniques : conservés pour une durée courte, nécessaire au diagnostic et à la sécurité.
• Certaines données peuvent être conservées plus longtemps lorsque la loi l'exige.

9. Supprimer votre compte et vos données

9.1 Ce qui est supprimé

• Immédiatement : les jetons d'authentification et de notification, sur tous les appareils. L'accès à l'Application est révoqué et plus aucune notification n'est envoyée.
• Dans les 30 jours : le compte lui-même — identifiant, empreinte du mot de passe, rattachement à l'établissement, appareils enregistrés.
• Dans les 30 jours également, si la suppression porte sur l'ensemble du service de l'établissement : les enregistrements vocaux et les appels manqués, ainsi que les réservations — supprimées, ou conservées sous une forme ne permettant plus d'identifier les clients.

9.2 Exportez d'abord si l'historique vous est utile

La suppression est définitive. Avant qu'elle n'intervienne, vous pouvez demander l'export de vos données de réservation dans un format lisible — précisez-le simplement dans le même message. Passé le délai, l'historique n'est plus récupérable.

9.3 Se déconnecter ne supprime pas le compte

La déconnexion et la désinstallation de l'Application suppriment l'enregistrement de l'appareil et coupent les notifications, mais laissent le compte en place. Seule une demande explicite entraîne la suppression.

9.4 Ce qui peut être conservé malgré tout

Certaines données peuvent être conservées au-delà, uniquement lorsque la loi l'impose (obligations comptables, conservation exigée par une autorité). Elles ne sont alors plus utilisées pour aucune autre finalité.

10. Vos autres droits

Conformément au RGPD, vous disposez également des droits suivants :

• Accès : obtenir une copie des données vous concernant ;
• Rectification : faire corriger une information inexacte ;
• Effacement : demander la suppression de vos données — voir la section 9 ;
• Portabilité : recevoir vos données dans un format lisible ;
• Limitation et opposition : demander la limitation d'un traitement ou vous y opposer ;
• Retrait du consentement : couper les notifications à tout moment, sans que l'Application cesse de fonctionner.

Pour exercer ces droits, écrivez à contact@kilco.io. Nous répondons dans les meilleurs délais et au plus tard dans le délai d'un mois prévu par le RGPD.

Si vous êtes client d'un restaurant, adressez-vous en priorité à l'établissement auprès duquel vous avez réservé : c'est lui qui est responsable du traitement de vos données.

Vous avez également le droit d'introduire une réclamation auprès de l'Autorité de protection des données belge : www.autoriteprotectiondonnees.be.

11. Notifications push

Les notifications sont facultatives et se désactivent à tout moment depuis les réglages de l'appareil. Elles signalent uniquement des événements concernant votre établissement : une nouvelle réservation, ou l'annulation d'une réservation par un client. Aucune notification promotionnelle n'est envoyée.

Le jeton de notification identifie l'appareil, non la personne : il est supprimé à la déconnexion, afin qu'un appareil ne reçoive jamais les notifications destinées à un autre compte.

12. Stockage local et technologies de suivi

L'Application ne dépose aucun cookie publicitaire ni traceur tiers. Elle conserve localement, sur l'appareil, votre jeton de session et les préférences d'affichage nécessaires pour vous éviter une reconnexion à chaque ouverture. Ces informations sont effacées à la déconnexion.

13. Transferts hors Union européenne

Les données sont hébergées en Europe. Les services de notification d'Apple, de Google et d'Expo, ainsi que notre opérateur de téléphonie, peuvent impliquer un transfert hors de l'Union européenne, encadré par les garanties appropriées prévues par le RGPD (clauses contractuelles types). Seules les données strictement nécessaires à l'acheminement transitent par ces services.

14. Mineurs

L'Application est un outil professionnel réservé aux adultes agissant dans le cadre de leur activité. Elle n'est pas destinée aux mineurs et nous ne collectons pas sciemment leurs données.

15. Mises à jour de l'Application

L'Application peut se mettre à jour au lancement pour recevoir les dernières améliorations. Ce mécanisme ne transmet aucune donnée personnelle : il vérifie uniquement si une nouvelle version est disponible.

16. Modifications de cette politique

Cette politique peut être mise à jour. En cas de modification importante, nous en informons les établissements concernés. La date de dernière mise à jour, en bas de cette page, indique la dernière révision.

17. Contact

Pour toute question relative à cette politique, à vos données personnelles, ou pour demander la suppression de votre compte (section 9) :
Kilco — Rue d'Estinia 9, 5590 Sovet, Belgique
E-mail : contact@kilco.io
Téléphone : 0477 26 19 90

Voir également les conditions générales d'utilisation de Kilco Réservation.

18. Conformité

Kilco Réservation est conforme aux réglementations et exigences suivantes :

• RGPD (Règlement général sur la protection des données — Union européenne) ;
• loi belge relative à la protection des données à caractère personnel ;
• App Store Review Guidelines d'Apple ;
• Google Play Developer Program Policies.

Version 1.0 — Dernière mise à jour : août 2026.